made in Germany/EUE-Mail Archivierung | GoBD konform, revisions- und rechtssicher
Sie suchen eine Lösung, um Ihre E-Mails GoBD konform, d.h. nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu archiven und damit die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten?
E-Mail-Archiv als webbasierte Cloud-Lösung
Mit aipi.email bieten wir Ihnen eine automatische, revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung aus der Cloud an. Egal, ob Sie die E-Mail-Postfächer auf unserer Infrastruktur abgebildet haben oder selbst eigene Mail-Server betrieben - wir sorgen für eine verlässliche, dauerhafte Speicherung Ihrer Nachrichten. Unsere Lösung zeichnet sich durch eine schnelle Volltextsuche sowohl in den Texten der E-Mails als auch in den Anhängen aus; sie lässt sich einfach und intuitiv bedienen. Zusammen mit einer Verfahrensdokumentation, die für Unternehmen wichtig ist, werden damit die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von E-Mails erfüllt. Gerne unterstützen wir Sie über das E-Mail-Archiv hinaus auch bei der Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation.
Schnelles Finden von Nachrichten und angehängten Dateiinhalten
Das Finden der richtigen E-Mails oder Anhänge gelingt mit unsere E-Mail-Archivlösung aller kürzester Zeit. Neben den Nachrichtentexten indiziert unser System die Anhänge und kennt dabei rund 1.300 verschiedene Dateiformate. Neben Office-Dokumenten, PDF-Dateien - ggf. in ZIP-Archive gepackt - werden auch Bilder indiziert, denn dort können Zusatzinformationen wie Geodaten im so genannten EXIF-Format hinterlegt sein. Informationen in E-Mails und Anhängen werden so in Sekundenschnelle treffsicher gefunden. Technisch basiert die Suche auf einem Apache Lucene Dienst, der beispielsweise auch bei Wikipedia-Projekt zum Einsatz kommt und dort schnelles Finden ermöglicht.
Unser System kann diese Anhäge indizieren:
- Textdateien (mit verschiedene Kodierungen und Zeichensätzen) .txt, .asc, .csv
- Microsoft Office Dokumentformate .doc(x), .xls(x), .ppt(x)
- OpenDocument Format .odt, .ods, .odp, .odg
- Portable Document Format .pdf (inkl. Zugferd)
- HyperText Markup Language .html
- eXtensible Markup Language .xml
- Rich Text Format .rtf
- Electronic Publication Format .epub
- Audiodateien, z.B: ID3-Tags .mp3
- Bilddateien, z.B. EXIF-Daten .jpg, .jfif, .tiff
- Videodateien mit Metadaten .flv, .mp4, .mov, .avi
- Gepackte bzw. komprimierte Dateien .zip, .gz, .ar, .cpio, .xz, .tar, .bzip2 etc.
Wie erfüllt das das E-Mail-Archiv von aipi die rechtlichen Anofderungen? Wo unterscheided sich das System von anderen Angeboten?
- Wenn für ein zu Postfach das Archiv aktiviert wird, dann wird jede vom Mailserver angenommene E-Mail nicht nur im Postfach des Empfängers gespeichert sondern automatisch parallel an den Archivserver geschickt. Diese Automatisierung sorgt dafür, dass manuell gelöschte Nachrichten oder versehendlich nicht archivierte E-Mails im Gegensatz zu anderen Systemen in jedem Fall archiviert werden. Das Archiv exisiert unabhängig vom E-Mail-Postfach.
- Das E-Mailarchiv verfügt auf der technischen Ebene über die Eigenschaft, dass über jede archivierte E-Mail eine Prüfsumme erzeugt und journalisiert wird. Anhand dieser Prüfsummeninformation kann die Konsistenz jeder einzelnen E-Mail oder auch des gesamten Archivs jederzeit geprüft und festgestellt werden. Damit ist die revisionssicherheit gegeben.
- Um eine rechtssichere Archivierung der E-Mails zu erreichen, ist neben unserer technischen Lösung zur Mailarchivierung zudem noch eine organisatorische Maßnahme notwendig: die Verfahrensdokumentation. In dieser ist nach der technischen Implementierung unseres Archivs die der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens zu dokumentieren. Sofern Sie die gesamte E-Mail-Kommunikation über die Infrastruktur von aipi abwickeln, stellen wir Ihnen kostenfrei eine Muster-Verfahrensdokumentation mit einer externen Bewertung unseres Systems zur Verfügung.