E-Rechnungseingang

Elektronische Rechnungen per E-Mail sind heute Standard. Damit diese gesetzteskonform empfangen werden, sind einige Voraussetzungen notwendig: eine dauerhaft unveränderbare und lesbare Speicherung sowie die Prüfung der Inhalte.

Ab 2025 müssen Unternehmen und Vereine elektronische Rechnungen empfangen können.

Aktuelle Informationen finden sich im Dokument Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 des Bundesministeriums für Finanzen vom 15. Oktober 2024.

Mit unserer Lösung für den elektroischen Rechnungseingang per E-Mail bieten wir eine einfach zu bedienende Lösung an, die die rechtlichen Vorgaben nach UStG, AO und GoBD erfüllt und für Sicherheit beim Empfang sorgt.

Sie müssen Ihren Lieferanten lediglich Ihre neue, zusätzliche E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang mitteilen und veröffentlichen diese zudem auf Ihrer Website, damit neue Geschäftspartner die korrekte Adresse und nicht ein anderes Postfach verwenden.

Am 4. Dezember 2024 stellen wir unsere Lösung in Sachen E-Mailrechnungseingang in der Praxis vor. Die Veranstaltung findet ab 18 Uhr im CentralTheater Brake statt (Einlass 17:30 Uhr), Tickets für die Veranstaltung sind unter aipi.events bestellbar.

E-Rechnungen im geschäftlichen Verkehr

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Vereine elektronische Rechnungen empfangen können. Dann wird die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Die gesetzliche Grundlage dafür wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt. Das Bundesministerium für Finanzen hat die Details für die Umsetzung am 15. Oktober 2024 veröffentlicht bzw. konkretisiert.

Der Hintergrund: Bekämpfung des EU-weiten Umsatzsteuerbetrugs

Im Rahmen der Initiative „VAT in the digital age“ (ViDA) der Europäischen Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist wird. Als vorbereitende Maßnahme wurde zunächst die E-Rechnung eingeführt. Im nächsten Schritt sollen sowohl das deutsche als auch das EU-weite Meldesystem implementiert werden. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung dieses Systems bis 2028 vor. Derzeit ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 in der Diskussion. Der Start des deutschen Meldesystems soll aber nicht vor der Umsetzung der europäischen Lösung stattfinden.

E-Rechnungen und sonstige Rechnungen

Ab 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Sonstige Rechnungen sind sowohl Papierrechnungen also auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format als der E-Rechnung übermittelt werden. Das sind zum Beispiel klassische PDF- oder Grafikdateien mit einer rein bildhaften Darstellung.

Die elektronische Rechnung ist definiert als eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Da bildhafte Rechnungen im Dateiformat nicht direkt und verlässlich verarbeitet werden können (eine Texterkennung ist fehleranfällig), sind diese zwar digital aber eben nicht für den Einsatzzweck zweckmäßig und damit als E-Rechnung nicht zugelassen.

Das strukturierte elektronische Daten-Format muss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen. Erfüllt werden die Formatanforderungen von der XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt. Auch das hybride ZUGFeRD-Format, eine Kombination aus bildlichem PDF-Dokument und strukturierter XML-Datei, entspricht den den Anforderungen. Darüber hinaus sind weitere Formate zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der Norm EN16931 umsetzen.

Vorübergehend dürfen auch bisherige Daten-Formate (EDI etc.) zum Austausch von Rechnungsdaten verwandt werden.

Was ändert sich wann?

Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ab 1. Januar 2025 zu ermöglichen, eine vorherige Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig.

Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Allerdings hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen:

Übersicht Übergangsfristen für die Ausstellung und den Versand von E-Rechnungen für zwischenunternehmerische Geschäfte in Deutschland

Galt bis Ende 2024 der grundsätzliche Vorrang der Papierrechnung, nimmt ab Januar 2025 diese Position die E-Rechnung ein. Daher müssen alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen.

Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller für bis 31.12.2026 erfolgte Lieferungen und Leistungen weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch sonstige Rechnungen, die in digitaler Form nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Allerdings ist hierfür wie bis 31.12.2024 die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Für Unternehmen mit einem Umsatz geringer als 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Auch EDI-Rechnungen bleiben in den kommenden Jahren zunächst weiter zulässig.

Zustimmung ggf. weiterhin einholen

Sofern Rechnungen ab Januar 2025 weiterhin in einem Format verschickt werden, das nicht der E-Rechnung entspricht, ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig. Dies gilt auch in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Bei Rechnungen an Endverbraucher, die keine Unternehmer sind, bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung - egal ob eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung übermittelt wird.

Übermittlung und Aufbewahrung von E-Rechnungen

Versand und Empfang

Rechnungserstellern und -empfängern steht es frei, wie sie untereinander die auszutauschenden E-Rechnungen übermitteln. Als Standard gilt der der Versand per E-Mail. Aber auch die Bereitstellung der Daten über eine Schnittstelle, ein Online-Portal eines Drittanbieters oder der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes sind möglich. Sofern die Übermittlung von E-Rechnungen über einen externen Dienstleister erfolgt, hat jedoch der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass dieser externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus dem Umsatzsteuergesetz ergebenden formalen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Rechnung gewährleistet.

In der Praxis wird der Versand der E-Rechnungen analog dem bisherigen Rechnungsversand mit PDF-Dateien primär per E-Mail erfolgen. Nahezu jedes Unternehmen besitzt eine E-Mail-Postfach und ist darüber erreichbar. Für den Rechnungseingang empfiehlt sich aber ein gesondertes Postfach, um den Überblick über die eingegangenen Dokumente zu behalten.

Verschiedene Industrie- und Handelskammern waren bereits: „Mit dem vermehrten Empfang von Dateianhängen per E-Mail steigt die Gefahr von Cyberattacken. E-Rechnungsdaten sollten daher vor dem Import auf mögliche Schadsoftware geprüft werden.“

Daher sollte grundsätzlich beim E-Mail-Anbieter auf einen SPAM- und Virenfilter geachtet werden. Weitere Sicherheitstechniken zur Erkennung von Cyberattacken sind hilfreich.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Das am 29. Oktober 2024 verabschiedete Bürokratieentlastungsgesetz hat die Fristen zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen auf acht Jahre verkürzt. Dies betrifft ab 2025 bzw. 2026 für BaFin überwachte Unternehmen damit auch die eingegangenen und verschickten E-Rechnungen. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Wichtig ist, dass E-Rechnungen im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format aufzubewahren sind. Die Speicherung muss dabei vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar und unveränderlich erfolgen.

Sofern sich Rechnungsaussteller und -empfänger auf ein hybrides Daten-Format verständigen, ist der strukturierte Teil der E-Rechnung immer der federführende. Die Archivierungspflicht besteht für die gesamte E-Rechnung und nicht nur den lesbaren Teil dieser. Das Ausdrucken der lesbaren Version zur manuellen Archivierung widerspricht den GoBD.

Es gibt vielfältige Lösungen zur Archivierung von E-Mails. Jedoch gibt es keine Revisionssicherheit per einfachem Knopfdruck. Weder ein reines E-Mail-Archivierungssystem noch ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgen ohne weitere betriebsorganisatorische Maßnahmen für eine Rechtskonformität. Sie schaffen lediglich die Grundlage für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, benötigt jedes Unternehmen einen strukturierten organisatorischen Ablaufplan. Dieser wird in einer so genannten Verfahrensdokumentation festgehalten. Damit können Unternehmen sicherstellen, dass einerseits alle aufbewahrungspflichtigen E-Rechnungen gesetzeskonform archiviert werden und andererseits auch die datenschutzrechtlichen Bestimmungen (Schutz vor unbefugtem Zugriff, keine Speicherung privater, nicht-kaufmännischer Nachrichten) eingehalten werden.

Unsere Lösung: Das E-Rechnungseingangspostfach

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Funktionsübersicht E-Rechnungseingangspostfach

E-Rechnungseingang aipi.email

sicherer Empfang

Die Übertragung von Nachrichten an unsere Server erfolgt per aktueller TLS-Verschlüsselung (TLS bis v1.3). Wir haben zudem unsere öffentlichen Schlüssel im DNSSEC abgesicherten DNS veröffentlicht, damit die Identität unseres Servers per TLSA-Verfahren von den Absendern geprüft werden kann.

Sofern kundenseitig Office 365 oder Microsoft Exchange eingesetzt wird, kann die Anbindung an aipi.email über die Funktionalität „Journaling Mailbox“ konfiguriert werden. Diese sammelt (je nach Konfiguration) alle ein- und ausgehenden sowie intern versendeten E-Mails in einem Sammel-Postfach, das dann der Einstieg in Archivierung und Prüfung ist.

Empfangsprüfung

Absender werden per u. a. per SPF (Serveradresse) und DKIM (Signaturgültigkeit) auf Echtheit überprüft. Nachrichten von nicht erlaubten Servern oder mit gefälschten Absendern (Spoofing) werden abgewiesen.

Postfachspeicherung

Wir speichern Ihre E-Mails sicher in einem E-Mail-Postfach auf unseren Servern. Dabei setzen wir auf georedundante Systeme, d.h. verschiedene, weit entfernte Standorte der Server, die zudem bei unterschiedlichen Anbietern untergebracht sind. So gewähren wir höchste Sicherheit für Ihre Daten. Zusätzlich erfolgt eine Datensicherung aller Postfächer auf ein weiteres System.

Der Zugriff auf das Postfach kann per IMAPS oder per Webmail erfolgen. Damit können alle gängigen E-Mail-Programme eingesetzt werden. Zum Versenden von Antworten, z.B. zum Zurückweisen fehlerhafter Nachrichten, steht das Protokoll SMTP/TLS zur Verfügung.

E-Mail-Archivspeicherung

Mit unserem E-Mail-Archiv bieten wir Ihnen eine automatische, revisionssichere und rechtskonforme Archivierung (DSGVO und GoBD) an. Wir sorgen damit für eine verlässliche, dauerhafte Speicherung Ihrer Nachrichten. Der Zugriff auf das Archiv erfolgt per Browser.

Zur Sicherstellung der rechtssicheren Mailarchivierung halten wir eine Verfahrensdokumentation unserer Lösung vor. Diese ergänzend Ihre individuelle Dokumentation für den Ablauf Ihrer Rechnungsbearbeitung.

Postfachüberprüfung

Unsere Lösung schaut alle 5 Minuten in das Eingangspostfach. Sofern eine neue, unbekannte Nachricht erkannt wird, erfolgt die automatische Übernahme in das Überprüfungs- und Konvertierungssystem.

Validierung

Der umfangreichste Teil unserer Lösung ist die Validierung, d.h. die technische Überprüfung der eingegangen Rechnung auf Konformität mit dem UStG und den GoBD. Unterstützt werden die Formate EN16931, ZUGFeRD und XRechnung. Spezielle Branchenanforderungen wie im Bereich Energieversorgung und Großhandel werden durch vollständige Rabattfindungen auf Positionsebene genauso unterstützt wie auch Rechnungen in Fremdwährungen. Unsere Validierung liefert präzise Ergebnisse, Rundungsprobleme werden so minimiert.

Die Validierung umfasst ca. 200 Regeln der EN16931, etwa 60 Regeln der XRechnung, die Prüfung auf rechnerische Korrektheit der Positionen, eine Prüfung gemäß UStG. §14 und AO, die Prüfung auf logische Korrektheit der Datumsangaben, die Prüfung der Korrektheit der Zahlungskonditionen und die Korrektheit bei Rechnungen mit Fremdwährungen, die syntaktische Prüfung von USt-ID-Nummern, GLN, GTIN, EAN und IBAN sowie eine Statistik der aufgetretenen Warnungen und Fehler.

Bei der Prüfung werden über 50 verschiedene Profile unterstützt: ZUGFeRD 1.0, alle Profile und Branchenprofile; ZUGFeRD 2.x (Factur-X), alle Profile und Erweiterungen für Branchen; PEPPOL BIS Billing 3.0; ausländische CIUS; branchenspezifische Sonderanforderungen XRechnung (Energieversorger, Großhandel).

Fälschungsüberprüfung

Technisch gültige E-Mails, die bei der Empfangsprüfung nicht aussortiert wurden, gelangen direkt in das Rechnungseingangspostfach. Dies können dabei auch gefälschte Nachrichten sein, bei denen die Validierung einer angehängten elektronischen Rechnung erfolgreich ist. Um die Echtheit einer Rechnung dennoch automatisch überprüfen zu können, bietet das System eine Lieferantendatenbank. aipi hält dabei zahlreiche große Lieferanten mit ihren Absenderadressen und Bankdaten vor; als Kunde können Sie diese Daten mit Ihren Lieferantendaten ergänzen.

Automatisch wird bei diesem Prüfungsschritt der Absender auf die korrekte E-Mail-Absenderadresse und die Kontodaten zur Überweisung überprüft. So können gefälschte Nachrichten von Dritten einfach erkannt werden.

Konvertierung in Rechnungsdoppel

Nach der Überprüfung werden die Ergebnisse ggf. inklusive detaillierter Fehlermeldungen mit den Rechenwegen und den zu erwarteten Werten in eine lesbare Form gebracht. Diese Auswertung wird zum einen in eine lesbare Überprüfungsversion als PDF exportiert und zum anderen als HTML-Text in eine E-Mail überführt. Das System erstellt somit ein Rechnungsdoppel für die interne Weiterverarbeitung.

Übermittlung an Postfach und Archiv

Die lesbare Überprüfungsversion der eingegangenen E-Rechnung wird per E-Mail in das Archivsystem und das normale Rechnungseingangspostfach übermittelt. Zudem bleiben beide Dokumente im Portal für den Export vorhanden.

Wie arbeite ich mit der Lösung von aipi?

Ihre Aufgabe: Prüfen der Rechnung mit Hilfe des lesbaren Rechnungsdoppels

Über Ihr normales E-Mail-Programm erhalten Sie auf einfachem und bekannten Weg ein Rechnungsdoppel in lesbarer Form. Sie überprüfen, ob alles korrekt ist. Im Fehlerfall (bei korrektem Absender) sollten Sie die Nachricht zu Ihrer Entlastung an den Lieferanten zurückschicken. Passt alles, können Sie alles Weitere veranlassen:

Bezahlung per Überweisung

Sofern in der digitalen Rechnung die Zahlart Überweisung festgelegt ist und passende Bankdaten vorhanden sind, bietet die Software die Möglichkeit, einen digitalen so genannten SEPA-XML-Zahlungsauftrag zu exportieren.

Dies ist eine Datei, die Sie in allen SEPA-XML-fähigen Programmen und Web-Lösungen Ihrer Bank importieren und zur Durchführung der Überweisung verwenden können. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie bei der Überweisung die korrekten, aktuellen und geprüften Bankdaten verwenden und Tippfehler bei Empfänger, Kontonummer, Betrag und Verwendungszweck vermieden werden.

Verbuchen

Ob Sie eine eigene Buchhaltungssoftware haben, die digitale Rechnungen verarbeiten kann oder die Buchhaltung Ihrer Steuerberatung überlassen: nach der Rechnungsprüfung können Sie die Original-Rechnungen entweder einzeln manuell exportieren oder ein Monatsarchiv für die weitere Verarbeitung erstellen. Sprechen Sie hier mit Ihrer Buchhaltung oder der Steuerberatung, wie die Übergabe mit möglichst wenig manuellen Schritten funktioniert. Gerne ist aipi hier auch beratend tätig.

Speicherung Rechnungsdoppel im Verwaltungssystem

In vielen Unternehmen erfolgt die Kommunikation mit Lieferanten über spezielle Software, die häufig Supplier Relationship Management (SRM), Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) genannt wird. Mit diesen Programmen werden Kontaktdaten und Artikellisten der Lieferanten verwaltet, Käufe getätigt und gespeichert sowie persönliche Kontakte mit den Unternehmen erfasst. Auch Eingangs-Rechnungen können dort gespeichert werden. Hier bietet es sich an, die lesbaren Rechnungsdoppel zu hinterlegen, um schnell Rechnungsinhalte überprüfen zu können. Bestehen die Eingangs-Rechnungen aus einer Vielzahl von Positionen, ist die Übergabe der originalen Rechnung an diese Software meist hilfreich, da sie selber Bestellungen oder Lieferscheine mit den Rechnungen abgleichen kann. Zukünftig werden digitale Bestellungen im Format ORDER-X und die entsprechenden Lieferscheine (DELIVER-X) einen automatischen Abgleich mit den digitalen Eingangsrechnungen ermöglichen.

Zur internen Recherche können Sie die Rechnungsdoppel auch in klassischen Archivsystemen wie Paperless NGX speichern. So können Sie schnell eine Eingangsrechnung anhand sämtlicher Inhalte lesbar wiederfinden.

Fragen und Antworten zu unserer Lösung

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung empfangen zu können, betrifft nur steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern, unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.

Der Nebenerwerb kann dabei beispielsweise schon der Betrieb einer Solaranlage sein. Und auch Vereine (egal ob im Vereinsregister eingetragen oder nicht) gelten als Unternehmer, wenn sie nach §2 UStG eine gewerbliche Tätigkeit ausüben: „Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.“

Ich habe ein Backup meines E-Mail-Postfachs, reicht das nicht aus?

Ein Backup ist eine regelmäßige Sicherung von aktuellen Daten. Dabei kann der Inhalt des Postfachs aber zwischen zwei Sicherungen verändert worden sein, z.B. durch ein Löschen, Markieren oder Verschieben von Nachrichten. Zudem verändern einige E-Mail-Programme einzelne Nachrichten, um diese kompakter zu speichern oder interne Informationen hinzuzufügen. Damit ist ein Backup im Gegensatz zu einer revisionssicheren Archivierung keine rechtskonforme Lösung.

Benötige ich spezielle Software für die Lösung von aipi?

Nein, ein Browser für unser Internet-Portal und ein übliches E-Mail-Programm, das in der Regel vorhanden ist reichen aus. Bei Bedarf kann das E-Rechnungspostfach auch mit unserem Webmailsystem per Browser genutzt werden.

Meine Steuerberatung stellt bereits einen Rechnungseingang zur Verfügung, warum sollte ich die Lösung von aipi dann nutzen?

Die GoBD verlangen, dass die Eingangsrechnungen revisionssicher gespeichert werden. Ein Herunterladen der E-Rechnung aus einem normalen Postfach und die anschließende Übertragung an die Steuerberatungssoftware, die dann GOBD konform sichert, stellt aus unserer Sicht nicht die notwendige revisionssichere Speicherung der Original-E-Mail des Versands dar. Unsere Lösung bietet zudem die automatische technische Validierung der Richtigkeit der E-Rechnung sowie eine sichere Überprüfung des Absenders und schützt dadurch vor Angriffen Dritter. Mit der Übertragungsmöglichkeit der Eingangsrechnungen an Dritte ist unsere Lösung eine gute, sichere Ergänzung zur Steuerberatungssoftware.

Wie teile ich meinen Lieferanten mein Eingangspostfach mit?

Grundsätzlich sollte das E-Rechnungspostfach auf der Website im Impressum aufgeführt werden. Damit wird für neue Lieferanten klar kommuniziert, dass man E-Rechnungen nur darüber nicht über ein allgemeines Postfach wie info@firma.de empfangen möchte. Darüber hinaus sollten alle Lieferanten direkt über die neue Adresse informiert werden (E-Mail, Änderungen im Lieferantenportal, ggf. auch per Briefpost.

Bestellen

Die Bausteine unserer Lösung können einzeln bestellt werden - z.B. wenn Sie bereits über Eingangspostfach oder eine Archivlösung verfügen. Als günstige Komplettlösung bieten wir alternativ unser System für Kunden mit einer geringen Anzahl an E-Rechnungen pro Jahr an.

aipi.email/postfach | 5 GB Speicherplatz | mtl. 4,90 EUR
aipi.email/e-rechnung | 50 Rechnungen | mtl. 10,00 EUR
aipi.email/archiv | 5 GB Speicherplatz | mtl. 4,90 EUR
aipi.email/e-rechnung-kompakt | 1 GB Speicherplatz, 30 Prüfungen/Monat | pro Jahr 178,80 EUR

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ca. 100kB groß. 1GB Speicherplatz reicht für ca. 10.000 Rechnungen. Vertragslaufzeit mindestens 12 Monate. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. Umsatzsteuer. Das Angebot richtet sich nur an gewerbliche Kunden.